印章是企业身份和权力的证明,盖有企业印章的文件,是受法律保护的有效文件,同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。企业印章如被他人盗用或冒用,很可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任。长期以来企业印章管理始终停留在人为管理和制度管理的层面,缺乏有效的技术防范措施,一旦出现风险将对企业造成直接的法律纠纷和巨大经济损失。
群杰,作为国内领先的印章智慧管理解决方案服务商,通过创新的智能印控生态产品系列为支撑,融合中国人保、小米科技、碧桂园、苏宁控股、融创中国、京博集团、新城控股、远东控股等众多世界500强/中国500强名企业行政管理最佳实践,不断探索国内印章行业具有前瞻性的管理模式,以支撑多样的数字化行政印章管理应用场景,让行政服务精简、高效,助力各部门运营与管理。
什么是印章共享服务?
印章共享服务中心建设的目的是通过将垂直或平行部门的印章进行集中透明化管理,并通过智能化设备辅助人工进行自动印章使用及风险预警,从而为用印人员提供一种自助式服务体验,提高印章使用效率、降低管理成本。
01小米:智能印章化解传统印章集中管理难题
作为一家以手机、智能硬件和IOT平台为核心的互联网公司,于2018年7月9日在香港主板上市。2021年第二季度,小米手机全球市场份额超越苹果,晋升全球第二。2021年8月,在世界500强企业中排名第338位。
快速的发展,使得小米的印章数量不断增加,总部在管印章高达百余枚。日常办公、外带用印,量大且频繁。为防范印章风险,提升管控水平,尤其是对外带印章的监管,小米通过应用群杰智能印章和智能印章柜产品,搭建总部行政中心印章共享服务,实现24小时无人值守的便捷用印、高效盘点、智慧管控,解放行政人力、提高用印效率。
02新城控股:智能印章助力搭建有效风险防控体系
新城控股集团1993年创立于江苏常州,现总部设于上海。经过28年的快速发展,成为跨足住宅地产和商业地产的综合性房地产集团,截至2020年底,公司总资产超人民币5377亿元。于2015年在上海证券交易所A股上市。
新城控股集团通过应用群杰智能印章,实现了审批流程标准化,提高了用印审批效率,告别了传统人工管理的滞后、效率低、不安全等问题,通过印章物联网设备终端,达到了用印事前、事中、事后的全程控制,让印章使用在透明安全环境下进行,使用过程留痕留底,降低了违规用印风险。
同时群杰与新城共建总部印章共享服务中心,将部分印章进行集中透明化管理。运用智能化设备辅助人工实现印章风险管控及自助化用印,实现快速、高效的自助取用印章,满足紧急用印、临时用印、夜间用印等复杂场景用印需求。印章管理人员可以随时掌握印章动态,一键知晓印章是否在柜、是否归还、是否在用、智能印章电量信息等。从而提高印章使用效率,降低风险及管理成本。
03融创中国:智慧印章赋能区域搭建本地化用印服务平台
融创中国控股有限公司(01918.HK)是香港联交所主板上市企业,2021年入围《财富》世界500,位列364位。融创中国以地产为核心主业,布局六大业务板块:地产、服务、文旅、文化、会议会展和医疗康养。经过18年发展,融创已是中国房地产行业TOP4企业,中国最大的文旅产业运营商和物业持有者,和中国最大的会议会展物业持有者及运营商,具备全国领先的综合城市开发与产业整合运营能力。
为更有效地支撑业务发展,融创集团提出打造智慧用印,在全集团范围内建设区域印章代管中心,为周边项目用印提供开放平台。通过实体印章的区域化集中管理,一方面提高印章管理的规范性与安全性,另一方面通过印章资源的集中共享,降低印章管理成本,提升用印体验。
北京望京站点
上海站点
北京使馆站点
天津站点
海口站点
04苏宁集团:让智慧印章赋能智慧零售生态链
苏宁创立于1990年,是中国领先的商业企业,拥有25万服务于苏宁的员工,,秉承“引领产业生态、共创品质生活”的企业使命,苏宁产业经营不断拓展,形成苏宁易购、苏宁物流、苏宁金融、苏宁科技、苏宁置业、苏宁文创、苏宁体育协同发展的格局。2019中国民营企业服务业100强排名第2连续多年入围世界500强,2021年位列第328位。
伴随苏宁商业版图的不断扩张,传统的印章管理模式已不足以满足印章风险管控的需求,因此苏宁集团从建立管理制度、搭建管理组织、开展人员培训、配套信息系统等方面不断创新印章管理体系,并探索出符合苏宁管理现状的智慧印章管理模式。与总部搭建200多平印章服务中心,为全集团各板块业务用印提供共享服务,创领行业印章共享服务先河。
05京博控股:智能印章打造用印闭环管理
京博致力于面向终端和社会提供能源、新材料、三农发展、物流等产品、技术、服务和系统解决方案,先后为中国、美国、俄罗斯、日本、新加坡、澳大利亚、南非、中东等国家和地区的客户和夥伴带来价值和服务。位居中国企业500强第320位,亚洲品牌500强第400位;中国石油和化工企业500强第29位、中国民营企业500强第130位、中国民营企业制造业500强第70位;山东企业100强第29位、山东民营企业100强第11位。
为了加强印章管控力度,京博将所有分支机构数千枚印章集中到总部进行统一监管和使用。大量印章的管理对总部行政部门提出了巨大的挑战。因此京博控股选择采用群杰印章柜,对部分经常使用的印章进行智能化管理,做到一键盘点、快速找章、动态掌控。同时应用智能印章设备,实现用印事前、事中、事后的闭环管理,做到印章管理可控可溯。用印人需要使用印章时,通过平台审批、授权,再使用群杰用印宝解锁印章进行盖章或外带使用。盖章过程,终端自动记录所有用印数据并回传至管理平台,保障用印安全。解放印章管理人员,提高用印效率!
06水羊集团:智能印章强化印章使用合规性
水羊集团股份有限公司原为御家汇股份有限公司,成立于2012年11月,是一家以研发赋能产品,数字赋能组织的科技型企业,是以自主品牌为核心,自主品牌与代理品牌双业务驱动的新消费品美妆品牌企业。2018年2月8日正式登陆A股,中国A股首家IPO电商上市公司,旗下拥有御泥坊、小迷糊、大水滴、花瑶花、御MEN、HPH等多个自主品牌。
水羊集团对印章管理极为重视,为加强风控管理,谨防印章风险,携手群杰通过软硬件结合的方式让印章管理实现线上线下融会贯通,打破传统人工管理风险大、监管难、效率低等难题,做到人印分离、远程管理、授权用印、全程记录。不论是固定办公还是移动办公,都能清晰掌握每一次的盖章详情。印章共享服务让水羊集团无需额外增加印章管理人员成本也能高效管控用印安全。
印章共享服务能为企业带来哪些价值
Ø 统一印章档案:
将集团所有印章进行数字化管理,总部采用自助盖章+人工审核的方式进行用印管理,例如人事证明等材料申请人直接打印自助盖章,总要文件审核后打印盖章。通过自助盖章模式分散盖章人员基础工作量。对分支机构为了方便业务开展,采用属地化管理模式,通过用印宝设备监控印章使用情况。
Ø 优化盖章流程:
每天100～200条流程,近3000份文件需要盖章,甚至一单流程连带着几千份文件,需要盖半个月时间。建立自助用印模式后,通过将大客户和散户分开处理的方式,提高印章使用效率。
Ø 规范印章使用:
以往不同的章在不同的岗位保管,问题是上千枚印章在上千人手中很难找到,且找到了印章也不一定在现场,同时印章分散本身也是风险,各人员的风险意识不一样,存在隐患。印章采用共享服务方式后,建立印章服务中心对印章进行集中管理,中心人员采用坐班制,同时中心配套监控探头、用印宝设备等硬件,保证所有印章的保管与使用都是透明公开,风险可控的。
Ø 提高专业门槛:
共享服务中心将人员集中化管理也利于进行专业化培训,通过流水线审核作业模式即提高了流程审批效率,也降低审核人员的业务复杂度,同时配套咨询岗人员,及时处理碰到的难点问题。
Ø 提高盖章效率:
传统管理模式下,大部分盖章集中在早8:00和晚6:00时间段,印章管理中心建设为智能印章使用提供了基础,支持预约用章。用印申请人可以根据预约情况合理安排盖章时间,同时印章通过智能印章柜进行保管,即使在非工作时间段也可以通过授权自助取章盖章,盖章结束后直接在旁边的邮寄快递中心自助寄件,实现全程无人值守自助式用印。
